Logistiek: de basis voor een succesvol evenement
Als evenementenbureau weten we hoe complex een evenement kan zijn, en dan vooral de logistieke planning die daarbij komt kijken. Er zijn veel onderdelen, partijen en variabelen waar je rekening mee moet houden als het gaat om logistiek bij een evenement. Als dit niet goed in elkaar zit kan het best zo zijn dat er een aantal dingen misgaan waardoor je je evenement niet lekker begint. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Daarom delen wij een aantal tips waardoor je goed van start gaat met je evenement.
Wat is evenementenlogistiek?
Evenementenlogistiek omvat het plannen, coördineren en uitvoeren van alle logistieke activiteiten die nodig zijn voor de succesvolle organisatie en uitvoering van jouw evenement. Binnen onze service bestaat logistiek uit transport, warehouse en coördinatie van alle eventmaterialen. Of dit nou materialen zijn binnenhuis of extern, goede coördinatie en planningen zijn key voor een vlekkeloze opbouw en afbouw van jouw evenement. Buiten het transport van alle event materialen zorgen we er ook voor dat je gehele evenement wordt op- en afgebouwd zonder dat jij een vinger hoeft uit te steken.
5 tips voor een naadloze logistiek
1. Zorg voor een goede logistieke planning
Als je als eens een evenement hebt georganiseerd heb je vast gemerkt hoe veel verschillende externe partijen naar de locatie toekomen om het evenement op te bouwen. Denk bijvoorbeeld aan de catering, het interieur, de audiovisueel techniek, en ga zo maar door. Om al deze partijen en de gehele opbouw in goede lijnen te laten lopen is het belangrijk om een strakke en goede logistieke planning te hebben. Denk hierbij aan het identificeren van de logistieke behoeftes van alle partijen en de locatie van het evenement. En stel daarmee een gedetailleerd plan en tijdschema op die je vervolgens deelt met alle betrokken partijen.
Hierbij is het ook belangrijk om enige flexibiliteit en een back-up plan te hebben als er iets verandert of misgaat. Houd dus rekening met de mogelijkheid om de planning aan te passen aan veranderende omstandigheden en onvoorziene momenten. Door een strakke planning te hebben waarin alles goed is uitgedacht, met nog een back-up plan zorg je voor optimalisatie in je logistiek waardoor je duurzamer bezig bent.
2. Denk na over duurzame transportmogelijkheden
Een goede planning helpt hoe dan ook mee met duurzaamheid van de logistiek. Hier komt ook het transport bij kijken. Aan de ene kant kan je kijken naar duurzame transportmogelijkheden zoals bijvoorbeeld elektrische voertuigen. Maar denk ook aan een duurzaam transportbeleid waarbij je samen met je chauffeurs afspraken maakt over rijgedrag en zuiniger rijden.
3. Keuzes maken in leveranciers en partners
De evenementenbranche is een competitieve wereld en er is dan ook veel aanbod in deze branche. Maak hierbij keuzes voor leveranciers die dezelfde waardes heeft als jouw bedrijf als het gaat om duurzaamheid en circulariteit. Leveranciers die hun producten recyclen bijvoorbeeld, of gebruik maken van duurzame stoffen en die ook nadenken over hun transport en zelf efficiënt en duurzaam hun producten vervoeren.
4. Een centrale warehouse voor alle spullen
Voor je evenement zal je soms ook gebruik maken van spullen die opgestuurd worden en ergens opgeslagen moeten worden, zoals bijvoorbeeld giveaways. Dit kan je niet altijd naar de locatie zelf sturen, maar is het wel handig om alles te verzamelen op 1 plek. Je wilt namelijk alles efficiënt kunnen inladen en vervoeren naar de evenementen locatie, als de dag zo ver is. Hiervoor kan je je kantoor gebruiken maar als evenementenbureau is ons voordeel dat we ook een warehouse hebben waar we voor opdrachtgevers alle spullen kunnen verzamelen en op transport doen. Hierdoor heb jij geen overlast op kantoor van alle spullen, hoef je je nergens zorgen over te maken en weet je zeker dat alles op tijd en efficiënt op de locatie komt.
5. Communicatie is key
Een evenement zit complex in elkaar, er zijn veel verschillende partijen betrokken, je wilt je gasten verassen en hiervoor heb je een logistieke planning omheen. Daarom is het belangrijk om altijd duidelijk te blijven communiceren. Zorg vooraf aan je evenement dat elke partij op de hoogte is van waar je mag laden en lossen, welke tijden ze op de locatie gewenst te zijn, zijn er bepaalde voorzieningen, etc. Ook tijdens de opbouw is het belangrijk om te blijven communiceren. Komt er iemand te laat waardoor iemand anders misschien in de knel komt met laden en lossen? Blijf communiceren en los het samen op.
Evenementen logistiek bestaat uit verschillende onderdelen die goed samen moeten lopen zodat alles op rolletjes loopt. Met een goede planning die bestaat uit alle details voor leveranciers die je op tijd en duidelijk communiceert start je je evenement met een goed gevoel. Als evenementenbureau hebben wij een full service waarmee we onder andere met onze logistieke planningen en oplossingen, jou als opdrachtgever ontzorgen van alle stress van een evenement.
Geen stress ervaren tijdens het organiseren van je eigen evenement? Wij organiseren jouw evenement met oog voor detail en een bak aan gastvrijheid zodat jij je nergens zorgen over hoeft te maken. Weten hoe wij jou ontzorgen met onze full service?