5 do’s bij het organiseren van een relatie evenement

Wat is een relatie evenement?

Als bedrijf wil je graag sterk in de markt staan en een goede band met belangrijke relaties hebben zoals je leveranciers, medewerkers, investeerders en andere stakeholders. Een relatie evenement heeft als doel om deze band met relaties en partners te versterken of om nieuwe relaties aan te gaan. Ondernemen doe je namelijk niet alleen, je hebt goede en stabiele relaties nodig om verder te komen in je branche en met je bedrijf te kunnen groeien. Een relatie evenement is vaak onderdeel van de sales en/of marketingstrategie van je bedrijf omdat je dus met dit type evenement de groei en kracht van je organisatie stimuleert.

Waarom investeren in een relatie evenement?

Het organiseren van een relatie evenement zorgt voor de groei van je bedrijf. De band met je relaties is belangrijk omdat ze uiteindelijk een ambassadeur voor je organisatie zullen zijn. Als je relaties een goed woordje over jouw bedrijf doen bij anderen, scheelt dat weer marketinginitiatieven en inspanningen voor jou. Het opbouwen van zo’n duurzame band met je relaties kan dus niet alleen zorgen voor marketing voor je bedrijf maar helpt ook om je imago te verbeteren naar de buitenwereld. Een bedrijf dat zichtbaar een goede band heeft met relaties en stakeholders is aantrekkelijker voor potentiële nieuwe relaties en investeerders. Een relatie evenement is dus een mooie kans voor het generen van publiciteit, het versterken van de band met je relaties en om je imago te verbeteren. Wat je ook wilt bereiken met je relatie evenement, het kan allemaal.

5 do’s voor je relatie evenement

Motivatie genoeg dus om te beginnen met relatiemarketing en relatie evenementen mee te nemen in deze marketing. Bij het organiseren van relatie evenementen is het belangrijk om strategisch te werk te gaan om het maximale resultaat te behalen. Maar hoe en wat moet je organiseren?

1. Doelgericht, met een reden.

Het is cruciaal om een duidelijk doel voor ogen te hebben bij het plannen van een relatie evenement. Vraag jezelf af: waarom organiseer je dit evenement? Wat wil je bereiken? Een doelgericht evenement helpt niet alleen bij het bepalen van de inhoud en het format, maar ook bij het meten van het succes achteraf. Zorg ervoor dat je doelstellingen meetbaar zijn, zoals het aantal nieuwe leads of klanttevredenheid. Wanneer je evenement een duidelijk doel heeft, wordt het gemakkelijker om alle elementen – van locatie tot activiteiten – in lijn te brengen met wat je wilt bereiken.

2. Herhaling en continuïteit

Een eenmalig evenement kan een goede indruk maken, maar om echt impact te hebben in relatiebeheer is herhaling essentieel. Het is belangrijk om evenementen regelmatig te organiseren en ze te variëren zodat ze blijven aansluiten bij de wensen en behoeften van je relaties. Door herhaling creëer je niet alleen meer touchpoints met je klanten, maar bouw je ook aan een duurzame relatie. Maak dus gebruik van een evenementenkalender waarin relatie evenementen een deel van je programma uitmaken. Zorg voor vernieuwing en aanpassingen, zodat je relaties steeds weer iets nieuws te beleven hebben. Dit houdt de interesse hoog en zorgt ervoor dat je top-of-mind blijft bij je klanten.

3. Wees creatief en innovatief

Creativiteit en innovatie zijn de sleutel tot het onderscheiden van je relatie evenementen. In een wereld waarin veel bedrijven strijden om de aandacht van hun relaties, moet je zorgen voor een unieke ervaring die indruk maakt. Overweeg om evenementen te organiseren die out of the box zijn. Bijvoorbeeld, combineer je evenement met een publieksevent zoals een festival of een sportwedstrijd, waar je relaties exclusieve toegang of een VIP-ervaring krijgen. Of organiseer een unieke activiteit die aansluit bij je merkidentiteit, zoals een creatieve workshop, een culinaire ervaring met een bekende chef, of een interactief bedrijfsbezoek waarbij je klanten een kijkje achter de schermen krijgen. Bied iets wat je relaties nog niet eerder hebben meegemaakt, waardoor jouw evenement een blijvende herinnering wordt.

4. Betrek ook afwezigen

Niet iedereen zal altijd aanwezig kunnen zijn op je evenementen, maar dat betekent niet dat ze buiten de boot moeten vallen. Het is belangrijk om ook degenen die niet konden komen, betrokken te houden. Dit kun je doen door slimme marketinginspanningen na het evenement. Stuur bijvoorbeeld een aftermovie of een samenvattende video met de hoogtepunten van het evenement naar alle genodigden, ook degenen die niet konden komen. Daarnaast kun je interviews met sprekers of deelnemers delen, of zelfs een speciale uitnodiging sturen voor het volgende evenement met een extra incentive om hun interesse te wekken. Door ook na het evenement contact te houden, versterk je de band met je relaties en maak je hen enthousiast voor toekomstige evenementen.

5. Kies wat aansluit en organiseer in subgroepen

Relatie-evenementen hoeven niet altijd groots en meeslepend te zijn; soms is een intiemer evenement juist effectiever. Het is belangrijk om je doelgroep goed te segmenteren en evenementen te organiseren die specifiek zijn afgestemd op de behoeften en interesses van verschillende subgroepen binnen je relaties. Denk hierbij aan het organiseren van kleinere bijeenkomsten voor VIP-relaties, of een apart evenement voor relaties uit een specifieke branche. Door je evenementen op maat te maken, zorg je ervoor dat elke relatie zich persoonlijk aangesproken voelt en dat je beter kunt inspelen op hun specifieke behoeften. Dit verhoogt de kans op waardevolle interacties en diepere verbindingen met je relaties.

Als evenementenbureau houden we van een goed samengestelde evenementenkalender. Een relatie evenement mag daar zeker niet aan ontbreken, omdat het de band met je relaties versterkt. Deze kan uitgroeien tot een ambassadeurschap voor je bedrijf. Dus ga strategisch, creatief en doelgericht te werk zodat je relatie evenement niet alleen succesvol is, maar ook een blijvende impact heeft op je relaties.